AKTA OSOBOWE – co zawierają?

akta osobowe

AKTA OSOBOWE – CO ZAWIERAJĄ POSZCZEGÓLNE CZĘŚCI?

Akta osobowe składają się z 4 części (A,B,C,D). Pracodawca prowadzi je dla każdego pracownika oddzielnie w porządku chronologicznym wraz z numeracją. Każda z części powinna zawierać wykaz dokumentów, które się w niej znajdują.

Część A

Dokumenty i oświadczenia związane z ubieganiem się o zatrudnienie w skład których wchodzą m. in.:

    • świadectwa pracy z poprzednich miejsc pracy,
    • kwestionariusz kandydata ubiegającego się o zatrudnienie,
    • cv, list motywacyjny,
    • świadectwa, dyplomy potwierdzające kwalifikacje zawodowe w danym zawodzie,
    • dyplom potwierdzający wykształcenie,
    • oświadczenia dotyczące danych osobowych,
    • skierowania na badania lekarskie wstępne, okresowe, kontrolne,
    • orzeczenia lekarskie wstępne, okresowe, kontrolne,
    • inne dokumenty, np. oświadczenia o niekaralności (służba cywilna).

Część B

Dokumenty i oświadczenia dotyczące nawiązania stosunku pracy oraz gromadzone w przebiegu zatrudnienia w skład których wchodzą m. in.:

    • kwestionariusz osobowy dla pracownika,
    • umowa o pracę,
    • zakres czynności obowiązujący na danym stanowisku,
    • informacja o warunkach zatrudnienia oraz o zmianie tych warunków,
    • dokumenty związane z pracą w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze,
    • oświadczenie pracownika o zapoznaniu się z regulaminem pracy albo obwieszczeniem,
    • oświadczenie o zapoznaniu się z zakresem informacji objętych tajemnicą określoną w odrębnych przepisach dotyczącą rodzaju pracy, zajmowanego stanowiska lub określonej funkcji,
    • poinformowanie o celu, zakresie oraz sposobie zastosowania monitoringu,
    • oświadczenie pracownika o zapoznaniu się z przepisami oraz zasadami bezpieczeństwa i higieny pracy,
    • informacja o ryzyku zawodowym na danym stanowisku pracy,
    • karta szkolenia wstępnego BHP oraz szkoleń okresowych,
    • oświadczenie pracownika będącego rodzicem o korzystaniu lub o braku korzystania z uprawnień związanych z rodzicielstwem,
    • umowa o zakazie konkurencji (jeśli strony zawarły taką umowę),
    • oświadczenia dotyczące wypowiedzenia warunków pracy lub płacy,
    • dokumenty dotyczące powierzenia mienia pracownikowi,
    • dokumenty związane z podnoszeniem kwalifikacji zawodowych pracownika,
    • wnioski o urlop bezpłatny,
    • dokumenty dotyczące nagród lub wyróżnień pracownika,
    • wnioski i dokumenty dotyczące urlopu macierzyńskiego, rodzicielskiego, ojcowskiego lub wychowawczego,
    • skierowania na badania lekarskie wstępne, okresowe i kontrolne,
    • orzeczenia lekarskie dotyczące badań wstępnych, okresowych i kontrolnych,
    • wniosek pracownika o poinformowanie właściwego inspektora pracy o zatrudnieniu pracowników pracujących w porze nocnej oraz kopię informacji w tej sprawie,
    • dokumenty dotyczące współdziałania pracodawcy z reprezentującą pracownika zakładową organizacją związkową lub innymi podmiotami,
    • dokumenty dotyczące wykonywania pracy w formie telepracy.

Część C

Dokumenty i oświadczenia związane z rozwiązaniem albo wygaśnięciem stosunku pracy w skład których wchodzą m. in.:

    • rozwiązanie umowy o pracy,
    • wnioski dotyczące wydania, sprostowania lub uzupełnienia świadectwa pracy,
    • dokumenty dotyczące niewypłacenia ekwiwalentu pieniężnego za urlop (w tym porozumienie o wykorzystaniu urlopu w trakcie kolejnej umowy o pracę),
    • kopia wydanego świadectwa pracy,
    • dokumenty dotyczące zajęcia wynagrodzenia za pracę,
    • umowa o zakazie konkurencji po ustaniu stosunku pracy (jeśli strony zawarły taką umowę),
    • skierowania na badania lekarskie i orzeczenia lekarskie związane z okresowymi badaniami lekarskimi w związku z wykonywaniem pracy w warunkach narażenia na działanie substancji i czynników rakotwórczych lub pyłów zwłókniających.

Część D

Dokumenty dotyczące kar oraz ponoszenia przez pracownika odpowiedzialności porządkowej, które przewidują zatarcie kary po upływie określonego czasu, są to m. in.:

    • odpis zawiadomienia o ukaraniu,
    • sprzeciw pracownika od nałożonej kary porządkowej,
    • pismo o odrzuceniu sprzeciwu przez pracodawcę.

Podstawa prawna:

Ustawa z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy

Rozporządzenie Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 10 grudnia 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej

 

2 odpowiedzi do “AKTA OSOBOWE – co zawierają?”

Dodaj komentarz

Twój adres email nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *