AKTA OSOBOWE – co zawierają?

AKTA OSOBOWE – CO ZAWIERAJĄ POSZCZEGÓLNE CZĘŚCI?

Akta osobowe składają się z 4 części (A,B,C,D). Pracodawca prowadzi je dla każdego pracownika oddzielnie w porządku chronologicznym wraz z numeracją. Każda z części powinna zawierać wykaz dokumentów, które się w niej znajdują.

Część A

Dokumenty i oświadczenia związane z ubieganiem się o zatrudnienie w skład których wchodzą m. in.:

• • świadectwa pracy z poprzednich miejsc pracy,
  • kwestionariusz kandydata ubiegającego się o zatrudnienie,
  • cv, list motywacyjny,
  • świadectwa, dyplomy potwierdzające kwalifikacje zawodowe w danym zawodzie,
  • dyplom potwierdzający wykształcenie,
  • oświadczenia dotyczące danych osobowych,
  • skierowania na badania lekarskie wstępne, okresowe, kontrolne,
  • orzeczenia lekarskie wstępne, okresowe, kontrolne,
  • inne dokumenty, np. oświadczenia o niekaralności (służba cywilna).

Część B

Dokumenty i oświadczenia dotyczące nawiązania stosunku pracy oraz gromadzone w przebiegu zatrudnienia w skład których wchodzą m. in.:

• • kwestionariusz osobowy dla pracownika,
  • umowa o pracę,
  • zakres czynności obowiązujący na danym stanowisku,
  • informacja o warunkach zatrudnienia oraz o zmianie tych warunków,
  • dokumenty związane z pracą w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze,
  • oświadczenie pracownika o zapoznaniu się z regulaminem pracy albo obwieszczeniem,
  • oświadczenie o zapoznaniu się z zakresem informacji objętych tajemnicą określoną w odrębnych przepisach dotyczącą rodzaju pracy, zajmowanego stanowiska lub określonej funkcji,
  • poinformowanie o celu, zakresie oraz sposobie zastosowania monitoringu,
  • oświadczenie pracownika o zapoznaniu się z przepisami oraz zasadami bezpieczeństwa i higieny pracy,
  • informacja o ryzyku zawodowym na danym stanowisku pracy,
  • karta szkolenia wstępnego BHP oraz szkoleń okresowych,
  • oświadczenie pracownika będącego rodzicem o korzystaniu lub o braku korzystania z uprawnień związanych z rodzicielstwem,
  • umowa o zakazie konkurencji (jeśli strony zawarły taką umowę),
  • oświadczenia dotyczące wypowiedzenia warunków pracy lub płacy,
  • dokumenty dotyczące powierzenia mienia pracownikowi,
  • dokumenty związane z podnoszeniem kwalifikacji zawodowych pracownika,
  • wnioski o urlop bezpłatny,
  • dokumenty dotyczące nagród lub wyróżnień pracownika,
  • wnioski i dokumenty dotyczące urlopu macierzyńskiego, rodzicielskiego, ojcowskiego lub wychowawczego,
  • skierowania na badania lekarskie wstępne, okresowe i kontrolne,
  • orzeczenia lekarskie dotyczące badań wstępnych, okresowych i kontrolnych,
  • wniosek pracownika o poinformowanie właściwego inspektora pracy o zatrudnieniu pracowników pracujących w porze nocnej oraz kopię informacji w tej sprawie,
  • dokumenty dotyczące współdziałania pracodawcy z reprezentującą pracownika zakładową organizacją związkową lub innymi podmiotami,
  • dokumenty dotyczące wykonywania pracy w formie telepracy.

Część C

Dokumenty i oświadczenia związane z rozwiązaniem albo wygaśnięciem stosunku pracy w skład których wchodzą m. in.:

• • rozwiązanie umowy o pracy,
  • wnioski dotyczące wydania, sprostowania lub uzupełnienia świadectwa pracy,
  • dokumenty dotyczące niewypłacenia ekwiwalentu pieniężnego za urlop (w tym porozumienie o wykorzystaniu urlopu w trakcie kolejnej umowy o pracę),
  • kopia wydanego świadectwa pracy,
  • dokumenty dotyczące zajęcia wynagrodzenia za pracę,
  • umowa o zakazie konkurencji po ustaniu stosunku pracy (jeśli strony zawarły taką umowę),
  • skierowania na badania lekarskie i orzeczenia lekarskie związane z okresowymi badaniami lekarskimi w związku z wykonywaniem pracy w warunkach narażenia na działanie substancji i czynników rakotwórczych lub pyłów zwłókniających.

Część D

Dokumenty dotyczące kar oraz ponoszenia przez pracownika odpowiedzialności porządkowej, które przewidują zatarcie kary po upływie określonego czasu, są to m. in.:

• • odpis zawiadomienia o ukaraniu,
  • sprzeciw pracownika od nałożonej kary porządkowej,
  • pismo o odrzuceniu sprzeciwu przez pracodawcę.

---

Podstawa prawna:

Ustawa z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy

Rozporządzenie Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 10 grudnia 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej